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基于VBA技術對Word文檔的公文格式審核

摘 要:通過Word宏錄制功能,分析VBA語言對Word文檔的屬性操作,運用編程思路設計實現Word公文格式的自動審核.

關鍵詞:VBA技術;Word文檔;格式審核

中圖分類號:TP311 文獻標識碼:A 文章編號:1009-3044(2017)25-0209-02

微軟的Office集成辦公軟件具有利用VBA技術擴展軟件功能、提高效率的特點.Word應用本身具有強大的文檔格式處理功能,結合VBA技術運用編程理念,使得格式審核處理能力如虎添翼.

1 Word文檔的VBA技術

VBA全稱是Visual Basic for Application,其語法結構和語言特點與visual baisc相似,主要功能是擴展Office的功能,但是VBA沒有獨立的開發環境,也可以說Office是VBA的一個宿主.通過“開發工具”選項卡中的“visual basic”或直接快捷鍵“ALT+F11”即可進入VBA的編輯環境.VBA的編輯環境與VB的編輯環境很相似,這為Word文檔的用戶操作行為提供了更人性化的設計條件.

2 Word文檔的運行模式

打開Word應用的時候,它首先會打開其公用的normal模板文件(2003版中是normal.dot,2007版中是normal.dotm),但是這個normal模板文件是不可见的.如果Word應用打開時沒有選定打開具体文檔對象或沒有創建一個空白文檔,Word應用會根據normal模板文件的格式創建一個新的文檔對象.可以說normal模板文件是Word文檔對象背后的通用功能集合體,在normal模板文檔中設計好VBA的功能就可以應用到具体的Word文檔實例中.

3 Word文檔的公文格式審核設計

公文格式一般情況下都是具有固定格式屬性的,這些屬性包括頁面屬性、段落屬性、表格對象屬性等,因此設計公文格式審核方案首先得熟悉公文格式要求.如下表為某通知的公文格式要求為例.

3.1 流程設計

VBA編程環境具有窗體設計功能,可以實現較豐富和直觀的用戶交互界面.在該系統的窗體界面中設計了“頁面設置、標題、接收對象、正文、表格、圖形”六個按鈕對象,用來實現對文檔格式手動修改,同時設計“自動審核”按鈕實現自動判斷修改.

3.2 錄制、分析VBA宏代碼

對公文格式的審核處理其實就是對Word文檔的頁碼、段落、表格、圖形等具体對象的格式屬性的審核處理.通過宏錄制功能可以快速地將Word的對象操作行為記錄下來.這些宏其實就是一系列的VBA代碼,在Visual Basic中相當于一個過程.錄制的宏其實就是對具体Word的對象屬性的操作,因此,認識Word對象和屬性可以通過錄制的宏進行分析獲取.

3.3 系統實現

首先根據系統設計步驟錄制各對象處理的宏,分析宏代碼,去除多余的代碼.錄制宏時使用的宏名稱應盡量貼近宏的功能描述.為了將Word宏的功能應用于所有文檔,在錄制這些宏時應將宏保存在“所有文檔(Normal.dotm)”中,程序的界面開發也要在該“Normal.dotm”文檔下進行.

公文格式審核系統設置完成后,通過Word自身的功能設置可以將該審核功能部署到快速工具欄中.在工具欄單擊右鍵選擇“自定義快速訪問工具欄-》自定義-》宏-》Normal.NewMacros.打開審核窗體”,單擊添加、確定即可.

4 結束語

該公文審核系統的功能只是宏語言的簡單利用,要想發揮Office的深層次功能,提高審核系統的功能,必須進行更復雜的語言設計.系統運行證明,利用VBA技術能夠大量縮短一些重復性的操作時間,提高工作效率和工作質量.

公文論文范文結:

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