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基于審計監督視角記賬憑證業務摘要改進

摘 要:在信息化環境下,被審計單位的記賬憑證中的摘 要說明不完整、不清晰、不具体,直接影響到了在線審計監督的質量.為此,國網晉城供電在信息系統中改變了“模糊業務摘 要”的狀況,切實發揮了信息系統的功能和提升審計監督的力度和效率.

關鍵詞:審計監督;記賬憑證;業務摘 要

“實時反映、實時分析、實時監控”是ERP系統最顯著的特點.ERP系統中,信息都是從最原始的業務中产生的,數據來源實現了唯一性、及时性,為實現事中審計,乃至實時審計提供了極大的便利.在大數據時代,如何從海量的數據中快速查找審計線索,財務信息系統數據的準確、完整是前提.但審計過程中,審計人員發現系統中部分憑證摘 要說明不完整、不清晰、不具体,直接影響到了審計監督的質量.本文就此方面進行闡述.

一、經濟業務摘 要概述

所謂“摘 要”,就是摘錄要點.“經濟業務摘 要”,就是在記賬憑證中的“業務摘 要”一欄中,用簡潔明了的詞語,概括出經濟業務的基本內容,眾所周知,在會計業務中,記賬憑證是會計人員根據審核無誤的原始憑證按照經濟業務事項的內容加以分類,并據以確定會計分錄后所填制的會計憑證.它是登記賬簿的直接依據.原始憑證作为會計核算工作的原始資料和重要依據,作为附件粘貼在記賬憑證之后.記賬憑證填制時,應填寫的基本內容包括:填制憑證的日期、憑證編號、經濟業務摘 要、會計科目;金額;所附原始憑證張數;填制憑證人員、稽核人員、記帳人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或者蓋章.可见,經濟業務摘 要是記賬憑證中的基本要素之一.其主要作用,在于使人們不用翻看記賬憑證背面的原始憑證,就能大致了解經濟業務的具体內容.

二、傳統的經濟業務摘 要填寫對內部審計的影響

長期以來,大多企業對于記賬憑證的填制質量要求,主要集中在以下方面:會計科目使用正確,即會計分錄正確;日期準確;金額正確;憑證連續編號;后面所附的原始憑證真實無誤;簽字蓋章完整等.但多數企業往往都未注重(或忽視)經濟業務摘 要的填寫質量.究其原因,主要在于多數財務部門(及人員)都持有一種普遍的認識,即經濟業務摘 要的作用不大(甚至認為是可有可無的);如果有人需要了解業務的內容,完全可以查閱所附的原始憑證,那樣會對業務了解得更為清楚.再加上大多財務部門缺乏對經濟業務摘 要如何填寫進行要求或規定,由此導致在實踐中,財務人員普遍不重視“摘 要”的填寫,填寫時或隨心所欲,或語焉不詳,或惜墨如金,多用過于簡單或含糊的文字來描述經濟業務,形成了“模糊業務摘 要”,經濟業務摘 要并未做到“摘錄要點”,反而是“省略要點”,導致人們無法通過摘 要了解到經濟業務的基本內容.

經濟業務摘 要填寫不詳,對企業財務管理工作的影響此处并不探討,但對企業內部審計工作是有較大影響的.在傳統的手工審計下,給公司審計的不利影響,就是增加了審計人員查閱資料的工作量,當審計人員無法從摘 要中了解到具体業務內容時,開始大量查閱記賬憑證所附原始憑證來進行了解,尚可基本解決業務摘 要不詳所产生的困難.但在信息化審計下,這種困難則非常難以解決,从而給審計人員帶來了新的困擾.

近年来,隨著信息技術日新月異地發展,國內企業信息化建設取得了長足發展,也給內部審計产生了較大的沖擊.以國家電網公司為例,隨著公司ERP等管理信息系統的上線運行,傳統的、以手工編制為基礎的審計資料查閱審計方式,在現代信息化、網絡化管理的基礎上,出現了不適應的現象,傳統審計方式不能夠和現代信息管理模式的相融合,制約了審計效率的提升,增大了審計風險.為此對傳統審計方式進行變革,提升審計工作效率也就提到了日程上來.目前,國家電網公司大力推進審計工作創新,審計手段信息化是創新工作的重要组成部分.公司將全面开展審計綜合管理、作業實施、監控預警“三位一體”的審計信息系統建設,搭建一體化審計工作平臺,實現信息共享、全程控制、在線監督和輔助分析“四項功能”.开展信息化審計的主要的前提和基礎,就是信息系統中的資料要求真實和完整.而公司財務人員所形成了“模糊業務摘 要”并反映在ERP系統及財務管控系統中,給審計人員在信息系統中發現審計線索帶來了較大的困難.

從審計監督角度看,這種看似無關緊要的“模糊業務摘 要”,給公司內部審計开展工作帶來了極大的不便.目前公司審計人員开展工作時,為了提高效率,開始逐渐減少現場審計的次數,逐渐增加在線審計.在線審計時,主要利用審計業務綜合管理系統和ERP審計系統,在公司龐大的業務管理信息系統中發現審計線索,進而揭示問題.但目前國網公司的ERP系統和財務管控系統中,原始憑證并未上線,審計人員僅僅能夠在信息系統中看到原始憑證的編號,而無法直接穿透到原始憑證.在這種情況下,更需要審計人員通過記賬憑證中的經濟業務摘 要,來分析和推斷業務發生的是否真實及合理.而目前大量存在的“模糊業務摘 要”給審計人員的分析判斷造成了很大的困難和障礙,審計人員難以通過業務摘 要,歸納、匯總同類的業務內容并分析,無法知曉經濟業務的具体經辦人、具体事項等,這無疑增加了審計人員在線審計的難度.因此改進經濟業務摘 要的填寫,對審計人員开展在線審計,提高審計監督力度會有积极的作用.

三、改進經濟業務摘 要填寫的具体策略

國網晉城供電公司從強化審計監督角度出發,改進經濟業務摘 要填寫所存在的缺陷,主要從以下幾方面入手:

第一,完善經濟業務摘 要的要素填寫.一項經濟業務,應當包含了以下必要的要素:業務的經辦人員;發生時間;發生地點;具体事項.例如,公司某采購員備品備件,財務人員在摘 要一欄中,需要填寫:采購人員;采購時間;采購地點;采購物品的類型及數量.即:張三某月某日辦理購進某廠某工程某材料.內容翔實的摘 要顯示在信息系統中,對審計人員了解經濟業務很有裨益.

第二,在信息系統中,將業務摘 要的要素形成獨立的字段,這樣有利于方便對業務的查詢、分類及匯總.比如,利用業務摘 要就能夠統計出某項基建工程中購進了某類辦公用品的數量及金額,審計人員就可以運用職業判斷,來判斷此項支出的真實和否.再比如,利用摘 要也能夠統計出某個采購員在某個公司購進的原材料的數量及金額,這也有利于強化對監督業務人員舞弊的監督,做到責任追究到人,強化對人員權力的監督制約.

第三,對ERP系統改進的建議:根據國網公司統一合同模板,按照不同的經濟業務編制出憑證摘 要的模板,如:工程施工費業務摘 要為“某部門某某辦理某廠某工程施工費”;差旅費業務摘 要為“某部門某某報銷去某處差旅費”;更正錯賬摘 要為“注銷某年某月某日某號憑證”、“訂正某年某月某日某號憑證”、“調整某年某月某日某號憑證”等等,通過下拉菜單的形式進行查找、選擇.不僅促進公司會計工作向著更加科學化、規范化管理的進程前進,同時,也為審計人員开展在線審計工作提供了便利.

審計監督論文范文結:

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